Como dar entrada na nota fiscal de compra (XML do fornecedor)

Para que serve

Sempre que você compra de um fornecedor, ele emite uma nota fiscal e gera um arquivo XML. É com esse arquivo que a mercadoria entra no seu estoque.

O UpSystem busca essas notas sozinho na Sefaz. Você não precisa pedir o XML por e-mail nem baixar do portal da nota fiscal. O processo tem 3 etapas:

1. Manifestação: buscar as notas e confirmar que a compra é sua.
2. Entrada: baixar o XML, conferir o fornecedor e ligar cada item a um produto do seu estoque.
3. Finalização: conferir a natureza de operação, calcular custos, ajustar preços de venda e gravar.

Onde fica

Na barra de atalhos do topo, botão Manifestação do Destinatário. Também fica no menu Documentos Fiscais.

Parte 1: Buscar e manifestar as notas

1. Clique em Manifestação do Destinatário. A tela Documentos Fiscais Destinadas abre já filtrando o mês atual.
2. Confira as datas em Data Emissão Inicial e Data Emissão Final. Se ficou nota de meses anteriores sem lançar, coloque uma data inicial mais antiga.

3. Clique em Consultar [F4]. Na janela que abre, deixe marcado Pesquisar a partir da última nota consultada e clique em Consultar [F12].

   

4. O sistema pesquisa as notas emitidas contra o seu CNPJ e mostra uma mensagem no final. Feche a mensagem. As notas aparecem na lista.

   

5. Veja a bolinha da coluna Manifestação:

   • Verde – Sem Manifestação: você ainda não confirmou essa nota.
   • Marrom – Ciência da Emissão: você informou que sabe da nota, mas ainda não confirmou.
   • Azul – Confirmada: nota confirmada, pronta para a entrada.
   • Vermelha – Desconhecida: você informou que não reconhece essa compra.

6. Selecione uma nota verde, clique na setinha de Manifestar [F3] e escolha Confirmada.

   

7. Confira os dados na janela de confirmação e clique em Enviar [F12]. Quando aparecer Confirmação da operação efetuada com sucesso, a bolinha fica azul.

   

8. Repita para as outras notas. Também dá para marcar várias de uma vez pela caixinha do cabeçalho da lista e manifestar todas juntas.

Parte 2: Baixar o XML e dar entrada

1. Na mesma tela, selecione as notas confirmadas e clique em Download [F9]. Pode baixar várias de uma vez. Depois do download, a coluna XML Completo fica marcada.

2. Selecione a nota que vai lançar e clique em Entrada [F2].

   

3. Abre a tela Manutenção de Nota Fiscal Recebida – Importar XML, na aba Dados Principais. Confira o cabeçalho, o emitente (fornecedor) e o destinatário (sua empresa).

4. Olhe o campo Pessoa:

   • Se aparecer EMITENTE ENCONTRADO COM SUCESSO, o fornecedor já está cadastrado.
   • Se não estiver, clique no + ao lado do campo e o sistema cadastra o fornecedor com os dados da nota.

   

5. Vá para a aba Itens Nota Fiscal. Cada linha é um item da nota do fornecedor, e a coluna Produto mostra a qual produto do seu estoque ele está ligado. Use os 3 botões de cada linha:

   • Lupa: liga o item a um produto que já existe no seu cadastro.
   • + (verde): cadastra um produto novo a partir do item da nota.
   • Lápis: edita o produto ligado (nome, grupo, foto, preço, dados fiscais).

   

6. Confira o fator de conversão dos itens que vêm em caixa ou fardo e são vendidos por unidade (veja abaixo).
7. Se quiser, confira as abas Financeiro (boletos/duplicatas da nota) e Lotes.
8. Clique em Importar [F12] e confirme com Sim.

Fator de conversão (caixa, fardo, pacote)

Muitos fornecedores vendem em caixa ou fardo, e você vende na unidade. Por exemplo: a nota traz 1 fardo de refrigerante, e dentro dele vêm 12 latas.

Para o estoque entrar certo:

1. Na aba Itens Nota Fiscal, clique no campo do fator de conversão do item e aperte F4.

2. Na janela Incluir Conversão Unidade, digite quantas unidades vêm em cada embalagem da nota (no exemplo, 12) e clique em OK.

   

Com o fator Multiplicar, a quantidade da nota é multiplicada por esse número. 1 fardo vira 12 unidades no estoque.

Parte 3: Conferir, precificar e gravar

1. Depois de importar, abre a tela Manutenção de Nota Fiscal Recebida – INCLUIR. Na aba Dados Principais, confira a Descrição Natureza de Operação e escolha a que corresponde à compra:

   • Compra de mercadoria para revenda, para mercadorias que você vai vender. Se a nota vier com substituição tributária, use Compra para comercialização com ST;
   • Mercadorias de uso e consumo, para o que é usado na própria empresa;
   • Entrada de brinde ou bonificação, Frete, Energia elétrica, Serviço de telefonia ou Outras entradas, conforme o caso.

   

2. Na aba Itens da Nota Fiscal, confira os itens. Ali ainda dá para incluir, alterar ou excluir um item e ajustar o fator de conversão.
3. Vá para a aba Custos e clique em Calc. Custos [F2]. Aparecem o custo anterior, o custo novo e os preços de venda de cada produto.

4. Marque a caixinha dos produtos que você quer atualizar e defina o preço de duas formas:

   • digite a margem em Lucro Novo (%), e o sistema calcula o preço de venda; ou
   • digite o preço em Venda Novo e aperte Enter, e o sistema calcula o lucro.

   

5. As cores mostram se a margem está Boa (verde), Razoável (amarelo) ou Baixa (vermelho).
6. Clique em Atualizar [F6] para levar os novos preços para o cadastro dos produtos. Aparece Produtos atualizados com sucesso.
7. Clique em Salvar [F12] e confirme com Sim. Pronto: a nota está lançada e o estoque atualizado.

Problemas comuns

A consulta não trouxe nenhuma nota

Confira as datas do filtro: por padrão a tela mostra só o mês atual. Se ainda assim não aparecer, pode ser que todas as notas do período já tenham sido baixadas. O sistema avisa quando não encontra notas novas.

O produto ficou duplicado no estoque

O item foi cadastrado pelo + em vez de ser ligado pela lupa a um produto que já existia. Fale com o suporte para juntar os cadastros.

O estoque entrou com a quantidade errada

Provavelmente faltou o fator de conversão: o item veio em caixa ou fardo e entrou como 1 unidade. Confira o fator dos itens que são comprados em embalagem fechada.

O preço de venda não mudou depois da entrada

Faltou clicar em Atualizar [F6] na aba Custos antes de salvar a nota.

Veja também

• Como cadastrar um produto
• Como cadastrar um cliente, fornecedor ou vendedor